Warum Papier in der Produktion keine Zukunft hat

Papier begleitet die Menschheit seit mehr als 2.000 Jahren und hat sich als wichtiges Medium zur Dokumentation und Wissensbewahrung etabliert. Auch im digitalen Zeitalter ist Papier weiterhin in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der Arbeitsprozesse. Studien zeigen, dass deutsche Unternehmen jährlich mehrere Milliarden Blatt Papier verbrauchen – ein Großteil davon für Dokumentationen, Arbeitsanweisungen und Berichte. Laut einer Studie von Bitkom arbeiten nur etwa 4 von 10 Unternehmen überwiegend ohne Papier. 

Besonders in der Fertigungsindustrie, beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau, werden zahlreiche Prozesse noch immer mit Papier abgewickelt. Doch ist dieses analoge Medium in einer zunehmend digitalisierten Welt noch zeitgemäß? Welche Hürden schaffen sich Unternehmen dadurch und wie kann eine digitale Lösung Abhilfe schaffen?

Eine papierbasierte Dokumentation bringt erhebliche Nachteile mit sich. Ein zentraler Punkt ist die fehlende nachhaltige Sicherung von Wissen. Papier kann leicht verloren gehen, beschädigt oder falsch abgelegt werden. Zudem gibt es in der Regel keine Versionierung, sodass wichtige Änderungen untergehen können. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter häufig mit veralteten Informationen arbeiten. 

Ein weiteres Problem ist der Medienbruch. Papier kann nicht direkt in digitale Prozesse integriert werden, sodass Informationen oft manuell übertragen werden müssen. Dies ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Es entstehen unnötige Verzögerungen, Missverständnisse oder sogar Qualitätsmängel. Zudem ist der Zugriff auf papierbasierte Informationen oft eingeschränkt. Dokumente befinden sich an bestimmten Orten und müssen erst gesucht werden, was wertvolle Arbeitszeit kostet. 

Ein besonders kritisches Problem ist der drohende Wissensverlust. Informationen, die ausschließlich in Papierform existieren, sind oft an bestimmte Personen oder Orte gebunden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder geht ein wichtiges Dokument verloren, kann wertvolles Wissen unwiederbringlich verschwinden. Dies schafft für Unternehmen große Probleme, da Unternehmensprozesse auf exakten und stets aktuellen Informationen basieren müssen. 

Trotz dieser offensichtlichen Nachteile ist Papier in der Fertigung weiterhin weit verbreitet. Produktionsaufträge, Wartungsprotokolle, Qualitätsdokumentationen und Maschinenhandbücher liegen häufig in gedruckter Form vor. Gerade Fertigungsunterlagen mit Informationen zu Materialien, Werkzeugen und Maschineneinstellungen werden an unterschiedlichen Stellen in der Produktion benötigt, was zu mehreren Kopien führen kann. Änderungen daran lassen sich kaum verwalten. Auch Checklisten für Wartungen oder Sicherheitsprüfungen werden oft noch auf Papier geführt.

Das mag auf den ersten Blick vertraut und einfach erscheinen, doch es birgt zahlreiche Risiken und Ineffizienzen. Ein verlorenes Dokument kann zu Verzögerungen in der Produktion führen, und der Zugriff auf Informationen ist oft umständlich und zeitaufwendig. Hinzu kommt die Problematik der fehlenden Aktualität der Informationen. Dokumente müssen regelmäßig ausgetauscht und manuell aktualisiert werden, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch das Risiko erhöht, dass veraltete Versionen im Umlauf bleiben.

Ein weiteres Problem ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Wer hat wann welche Anpassungen an einer Arbeitsanweisung oder einem Wartungsprotokoll vorgenommen? In Papierform ist dies schwer nachzuverfolgen. Dies kann im schlimmsten Fall zu Qualitäts- und Sicherheitsrisiken führen, wenn Mitarbeiter mit fehlerhaften oder veralteten Informationen arbeiten. Auch Audits und Nachweispflichten werden erschwert, da papierbasierte Dokumente oft aufwendig archiviert und verwaltet werden müssen.

Die digitale Produktion und die Rolle des Wissensmanagements 

Eine moderne digitale Produktion erfordert effizientes Informations- und Wissensmanagement. Dabei geht es nicht darum, Papierdokumente einzuscannen oder diese als PDF digital zu hinterlegen. Die Fehleranfälligkeit und das Veralten solcher Dokumente bleiben weiterhin bestehen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen zentral gespeichert, aktuell gehalten und jederzeit verfügbar sind. Moderne Wissensmanagement-Lösungen ermöglichen die zentrale Speicherung und intelligente Verknüpfung von Wartungshandbüchern, Betriebsanweisungen, Maschinendokumenten oder Checklisten. Diese können dann den Produktionsmitarbeitenden unabhängig von Standort oder verwendeter Hardware zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeitende können jederzeit auf aktuelle Dokumente zugreifen, Änderungen werden automatisch dokumentiert, und Wissen bleibt langfristig erhalten. Zudem lassen sich digitale Systeme nahtlos in bestehende Produktionsprozesse integrieren, sodass Medienbrüche vermieden und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können. KI-basierte Lösungen unterstützen vor allem auch bei der Wissenssicherung und dem Wissenstransfer von spezifischem Expertenwissen. Ein Gewinn für alle: Wissen geht nicht verloren und wird organisationsweit geteilt und kontinuierlich aktualisiert.

Ein durchgängig digitaler Prozess mit einer Wissensmanagementlösung und der Integration in bestehende Prozesse bietet zahlreiche Vorteile für Fertigungsunternehmen und reduziert das Papieraufkommen erheblich. Zentrale Mehrwerte sind die Effizienzsteigerung und die Reduzierung von Fehlern: Durch den schnellen Zugriff auf relevante Informationen entfallen lange Suchzeiten, wodurch die Produktivität steigt. Zudem lassen sich durch digitale Dokumente wie Checklisten oder Arbeitsanweisungen Fehler minimieren. Alle Dokumente sind in einer zentralen Plattform gespeichert, aktuell und für alle Mitarbeiter einsehbar, wodurch Missverständnisse und Fehlentscheidungen vermieden werden. 

Digital Wissensmanagement spart außerdem Kosten. Weniger Papierverbrauch bedeutet nicht nur geringere Druckkosten, sondern auch reduzierte Aufwendungen für Verwaltung und Archivierung. Digitale Dokumentationen fördern zudem die Zusammenarbeit, da Wissen standortunabhängig geteilt werden kann. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen erheblich. In digitalen Expertenchats können bspw. Fehler an Maschinenexperten zugeordnet werden und im Team gelöst werden.  

Ein weiteres entscheidendes Argument für digitales Wissensmanagement ist die erhöhte Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Durch eine zentrale Dokumentation können alle Änderungen lückenlos nachverfolgt werden. Dies erleichtert nicht nur Audits, sondern stellt auch sicher, dass Unternehmen stets den aktuellen regulatorischen Anforderungen entsprechen. Besonders bei Schichtübergaben spielt dies eine große Rolle: Informationen zu laufenden Produktionsprozessen, Maschineneinstellungen oder aufgetretenen Problemen können nahtlos übergeben werden. Digitale Systeme ermöglichen es, dass Schichtleiter und Mitarbeitende jederzeit auf aktuelle Einträge zugreifen können, wodurch Fehler und Missverständnisse minimiert werden. 

In 5 Schritten zur papierlosen Fertigung und zum digitalen Wissensmanagement 

Schritt 1: Analyse der Ausgangssituation und Zieldefinition 

Jede erfolgreiche Implementierung beginnt mit einer fundierten Analyse. Bevor Sie eine Wissensmanagementlösung in der Produktion einführen, sollten Sie folgende Punkte klären: 

• Welche Produktionsprozesse sind betroffen? 

• Welche Anwendungsfälle existieren? 

• Welche Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung verbunden? (z. B. Bereitstellung von digitalen Arbeitsplätzen) 

• Welche Ziele wollen Sie mit der neuen Lösung konkret erreichen? (z. B. effizientere Informationsweitergabe, Reduktion von Fehlern, Steigerung der Prozessqualität). 

• Wie wirken sich die Änderungen auf die Mitarbeitenden in der Fertigung und auf vor- und nachgelagerte Abteilungen aus? 

Binden Sie frühzeitig relevante Stakeholder ein, insbesondere aus der Produktion, um Akzeptanz zu schaffen und spätere Widerstände zu minimieren. 

Schritt 2: Erstellung eines Implementierungsplans 

Der Erfolg einer Wissensmanagementlösung in der Fertigung hängt maßgeblich von einer strukturierten Einführung ab. Ein detaillierter Projektplan hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen und den Überblick zu behalten. 

• Definieren Sie Meilensteine und Verantwortlichkeiten. 

• Starten Sie mit einem überschaubaren, aber strategisch wichtigen Produktionsbereich. 

• Planen Sie Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen ein, um Mitarbeitende von Anfang an mitzunehmen. 

• Achten Sie darauf, dass die gewählte Lösung langfristig skalierbar ist und mit anderen digitalen Fertigungssystemen (z. B. MES, ERP) vernetzt werden kann. 

Schritt 3: Identifikation und Priorisierung der Kernprozesse 

Nicht alle Produktionsprozesse profitieren im gleichen Maße von einer Wissensmanagementlösung. Daher sollten Sie analysieren, welche Prozesse am meisten optimiert werden können. Nutzen Sie hierfür Kriterien wie: 

• Relevanz für die Produktqualität und Effizienz 

• Notwendigkeit der schnellen Verfügbarkeit von Wissen (z. B. digitale Arbeitsanweisungen, Fehlerdokumentation, Produktionsaufträge, Maschinenwartung) 

• Aktuelle Engpässe oder Ineffizienzen in der Wissenserfassung und -weitergabe 

• Technische Machbarkeit und Integrationsaufwand in bestehende Systeme 

Fokussieren Sie sich auf erfolgsversprechende Bereiche, um möglichst schnell Mehrwerte in der Produktion zu generieren. 

Schritt 4: Durchführung eines Pilotprojekts 

Mit einem Pilotprojekt können Sie erste Erfahrungen mit der neuen Lösung sammeln, Anpassungen vornehmen und das System an die spezifischen Anforderungen der Fertigung anpassen. Die notwendigen Maßnahmen: 

• Testen Sie verschiedene Wissensmanagement-Tools und prüfen Sie deren Kompatibilität mit Ihren bestehenden Produktionssystemen. 

• Sammeln Sie Feedback von den Produktionsmitarbeitenden und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale. 

• Optimieren Sie Prozesse und Workflows, bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird. 

Das maßgebliche Ziel ist die Entwicklung einer flexiblen, nutzerfreundlichen und anpassbaren Lösung, die sich nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert und direkt die Effizienz der Fertigung steigert. 

Schritt 5: Skalierung und kontinuierliche Optimierung 

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt steht der unternehmensweite Roll-out an. Doch mit der Einführung allein ist es nicht getan – die kontinuierliche Optimierung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. 

• Definieren und dokumentieren Sie verbindliche Prozesse für die Wissensnutzung und -pflege, insbesondere für Produktionsanweisungen, Wartungsdokumentationen und Problemlösungen. 

• Schulen Sie Mitarbeitende regelmäßig zu den Vorteilen und der optimalen Nutzung der Lösung. 

• Implementieren Sie Mechanismen zur Qualitätssicherung und kontinuierlichen Verbesserung (KVP-Ansatz), um Prozesse stets weiterzuentwickeln. 

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Eine gut eingeführte und kontinuierlich optimierte Wissensmanagementlösung trägt entscheidend zur Steigerung der Effizienz, Fehlerreduktion und Qualitätssicherung in der Produktion bei. 

Quelle: Empolis Information Management, April 2025